Tipo de evento: Jornadas Técnicas SUSE Expert Days

Ciudad de celebración: Madrid, Barcelona, Sevilla, Valencia y Santiago de Compostela.

Objetivos: Diseño y producción de un evento para profesionales del sector TIC

Desarrollo de la acción:

Desde el año 2013, Unity eventos diseña, coordina y produce las “paradas españolas” de la multinacional del camaleón. Un evento que cada año se celebra en más de 80 ciudades de todo el mundo y que está dirigido a profesionales del sector de las nuevas tecnologías y miembros de los departamentos de I+D de grandes empresas de nuestro país. A lo largo de estos años, hemos visto crecer este evento de manera exponencial y nos hemos ido adaptando a las nuevas necesidades. De las pequeñas salas para 80 asistentes, hemos pasado a grandes espacios con aforo para más de 400 personas, al planteamiento “multi sala” con sesiones paralelas y a la exposición de expositores y patrocinadores de la actualidad. 

Nuestra labor comienza muchos meses antes de la fecha de celebración del evento con la elaboración del briefing de necesidades y novedades para la futura edición (número de patrocinadores participantes, ciudades de celebración, estimación de asistencia en cada una de las ciudades, necesidades técnicas para las charlas y sesiones técnicas, etc). Una vez tenemos elaborada la lista de “deseos” nos ponemos en marcha con la búsqueda de espacios en las distintas ciudades de celebración, valoramos las características propias de cada uno de ellos (localización, acceso en transporte público, accesibilidad para personas con movilidad reducida, equipamiento técnico…), así como su capacidad de adecuación y adaptación al evento. En paralelo, vamos desarrollando la imagen gráfica del evento del evento y el mensaje a transmitir a los asistentes.

Una vez seleccionada la localización/es, comenzamos con la personalización y adecuación del espacio: adaptación de la imagen gráfica previamente creada, equipamiento técnico de los espacios (tanto salas de ponencias, como zona de exposición) y creación de espacios para los distintos momentos del evento. Al celebrarse el mismo evento en varias ciudades, nos preocupamos de diseñar mobiliario que podamos utilizar en todos los eventos de ese año. Se trata de elementos de gran impacto visual realizados en materiales resistentes, reciclables y realizados con materiales reciclados, fácilmente almacenables y apilables.

Además, nuestra empresa mantiene un contacto permanente con los patrocinadores y expositores del evento para conocer las necesidades específicas de su empresa para su área expositiva (mobiliario especial, medios técnicos, personal adicional, etc).

El día del evento, desde el registro de entrada, hasta la última despedida, nuestro equipo se encarga de que la jornada fluya y que tanto los promotores del evento, como los asistentes se encuentren cómodos y satisfechos con el resultado.

Servicios desarrollados por Unity eventos:

Elaboración de briefing con las necesidades del evento, planteamiento de nuevas ideas, formatos y elementos que aporten valor añadido, elaboración de la escaleta del evento, búsqueda y selección de localización, diseño y producción de elementos gráficos del evento (acreditaciones, cartelería, escenografía, etc), ambientación y decoración del espacio, diseño y fabricación de mobiliario para expositores, alquiler de mobiliario, diseño y contratación de equipos audiovisuales (iluminación, vídeo y sonido), diseño y ejecución de la logística del evento, almacenaje, contratación de personal de apoyo, selección y contratación de servicios de restauración, atención a expositores y patrocinadores, coordinación “in situ” durante el montaje, evento y desmontaje.