Tipo de evento: Congreso ENFSI 2019

Objetivos: Diseñar, producir y coordinar el evento anual en Madrid,

Desarrollo de la acción: 

La Red Europea de Institutos de Ciencias Forenses (ENFSI según sus siglas en inglés) celebra anualmente un foro internacional que, durante cuatro días y en tres eventos paralelos, reúne a los principales expertos forenses y científicos de los cuerpos y fuerzas de seguridad de todo el mundo, para compartir conocimientos y crear sinergias. Unity eventos fue la agencia elegida por Guardia Civil para desarrollar un evento de gran complejidad logística que requería una cuidada planificación y coordinación de todas las partes implicadas.

Como ocurre en todos nuestros eventos, los primeros pasos siempre van dirigidos a elaborar un briefing extenso y completo del evento que nos sirvan de guía durante todo el proceso. Un trabajo intenso para conocer la misión, los valores y los objetivos de los promotores del evento (la red ENFSI y la Guardia Civil), las necesidades concretas del evento y las líneas de trabajo a desarrollar. En este caso, en Unity eventos debíamos implementar en paralelo 3 líneas de trabajo:

• Atención personalizada a patrocinadores / expositores:
  • Durante 4 meses, creamos una línea de atención (español e inglés) para los patrocinadores del evento. A través del contacto permanente y la información precisa, nos encargamos de gestionar los pagos, atender a las necesidades concretas de exposición de cada uno de las 12 empresas, gestionar la logística de recepción y envíos internacionales y coordinar los contenidos de las ponencias.
• Atención permanente a congresistas:
  • Selección de alojamientos en condiciones ventajosas para los asistentes, gestión e información sobre el estado de inscripciones y pagos, creación de una guía práctica sobre el evento y la ciudad de Madrid.
• Diseño y producción del evento:
  • Creación de la línea gráfica del evento. Un concepto gráfico que aunara el carácter científico del evento, la idea de innovación, diera una importancia capital a Madrid como ciudad anfitriona y pudiera ser adaptado a los distintos materiales que formarían parte del evento. Trabajamos diferentes ideas que utilizaban la cadena de ADN (en sus diferentes formatos) como hilo conductor para, al final, decantarnos por una idea sencilla que empleaba la “doble hélice” de la cadena de ADN y las conocidas torres de Madrid como el símbolo de una nueva ciudad.
  • Adaptación de la línea gráfica a los distintos elementos: web del congreso, señalética en zonas comunes, cartelería corporativa en la sala plenaria y en las salas de subcomisión, acreditaciones, diplomas de asistencia, dípticos digitales y físicos, material de congresista, etc.
  • Creación y acondicionamiento de los espacios:
    • Sala plenaria para más de 150 personas + 3 salas de subcomisión, espacios para los distintos servicios de restauración (cóctel de bienvenida, comidas, Coffee breaks).
    • Diseño de la actividad cultural, gestión y coordinación:
      • Visita cultural guiada al Museo Reina Sofía, Cena de gala, logística y traslado de todos los participantes.
      • Contratación y formación del personal de atención y apoyo durante el evento.
      • Coordinación in situ durante el evento.